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Na mitologia grega, Sísifo irritou os deuses e foi condenado a empurrar uma pedra enorme morro acima, apenas para vê-la rolar de volta ao ponto de partida todas as vezes. No ambiente de trabalho moderno, gerenciar sua lista de afazeres pode parecer uma tarefa igualmente interminável. Assim, é fácil sentir que nunca chegaremos ao topo.

Sísifo não tinha ajuda para aliviar sua carga, mas nós temos a inteligência artificial. Apesar da IA não poder empurrar pedras ou criar mais horas no dia, ela pode transformar sua abordagem e melhorar o seu gerenciamento de tempo, além de automatizar algumas demandas.

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Aqui estão 5 prompts do ChatGPT para ajudar você a dominar a gestão de tempo e diminuir sua carga de trabalho de uma vez por todas:

Identifique suas tarefas mais importantes — e as distrações

Identificar o trabalho que realmente importa é o primeiro passo para gerenciar melhor o seu tempo. O objetivo da organização pessoal não é fazer mais coisas — é fazer mais do que realmente impulsiona você no seu negócio ou carreira.

O ChatGPT pode ajudar você a refletir sobre as perguntas necessárias para identificar o que há de mais significativo no seu trabalho. Aqui vai um prompt para começar:

“Gostaria de identificar as tarefas mais significativas do meu trabalho para que eu possa automatizar, delegar ou eliminar as restantes. Faça uma lista de perguntas que me façam entender quais são minhas tarefas e projetos mais importantes? Minha definição de ‘importância’ é: engajamento, motivação e motor para os meus maiores objetivos de carreira.”

Mapeie seus fluxos de trabalho

A automação é uma das estratégias mais poderosas para economizar tempo no dia a dia. Para começar, é essencial dividir cada uma das suas tarefas em tópicos essenciais. Esse exercício exige um investimento de atenção e energia, mas, uma vez que você começar, economizará tempo no futuro.

Experimente o seguinte prompt:

“Preciso de ajuda para criar fluxos de trabalho para minhas tarefas diárias. Aqui estão as informações essenciais sobre uma das minhas obrigações:

Descrição da tarefa: [Descreva a tarefa]

Objetivo: [Explique o objetivo da tarefa]

Etapas atuais: [Liste as etapas que você segue atualmente]

Ferramentas e recursos: [Qualquer software ou ferramenta que você use]

Colaborações: [Liste quaisquer dependências ou colaborações]

Prazo: [Tempo estimado para concluir a tarefa]

Desafios ou gargalos: [Descreva os desafios atuais]

Resultado desejado: [Defina o que seria um sucesso]

Com base nas informações acima, você pode criar um fluxo de trabalho passo a passo?”

Encontre formas de automatizar demandas repetitivas

Agora que você tem um fluxo de trabalho organizado, o ChatGPT pode ser uma ferramenta útil para te orientar sobre como automatizar suas tarefas. Basta usar o seguinte prompt:

“Gostaria de sua ajuda para analisar meus fluxos de trabalho e identificar tarefas ou etapas que poderiam ser automatizadas usando IA ou outras ferramentas de automação. Aqui está um resumo do meu fluxo de trabalho:

[Insira as etapas.]

Você poderia identificar algum candidato para automação? Também poderia sugerir ferramentas de IA ou técnicas que poderiam ser incorporadas?”

Planeje sua agenda semanal

As dicas acima têm o objetivo de ajustar sua agenda diária e automatizar tarefas manuais que não exigem sua atenção plena. No entanto, é igualmente importante reservar um tempo para dar um passo para atrás e olhar para sua semana. Reservar um tempo para isso transformou a maneira como eu começo uma nova semana, eliminando a “ansiedade do domingo à noite”.

Como o autor Cal Newport disse: “Visualizar sua semana inteira de uma vez permite distribuir, agrupar e priorizar o trabalho.”

Aqui vai um prompt para solicitar a ajuda do ChatGPT no planejamento de sua carga de trabalho semanal:

“Gostaria de sua ajuda para planejar minha semana. Quero garantir que estou cumprindo com meus objetivos, agrupando tarefas repetitivas e reservando tempo ininterrupto para o trabalho mais importante. Crie uma lista de perguntas para me ajudar a elaborar meu plano semanal? Além disso, se puder fornecer um modelo, seria útil.”

Elimine distrações

O advento da tecnologia moderna revolucionou a maneira como trabalhamos, tanto para o bem quanto para o mal. Com um número infinito de ferramentas para economizar tempo, veio um número igual ou maior de distrações. Muitas vezes, nem sequer percebemos os ladrões de tempo insidiosos. O ChatGPT pode ajudar:

“Gostaria de ajuda para criar um plano de ação personalizado para me ajudar a identificar, abordar e monitorar meu progresso na redução de distrações durante o meu dia de trabalho. Pode me guiar nesse processo? Gostaria de auxílio com:

Identificação das distrações mais comuns que enfrento diariamente;
Desenvolvimento de estratégias específicas para lidar com cada distração, usando ferramentas tecnológicas, se possível;
Criação de um plano de ação com prazos e verificações;
Configuração de um sistema para monitorar meu progresso e fazer ajustes conforme necessário.”

Escolhas do editor

Aytekin Tank, fundador e CEO da Jotform, é um contribuidor da Forbes EUA.

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