Ivan Zhao começou sua startup com base na ideia de que você deveria ser capaz de fazer qualquer coisa com uma ferramenta de texto — como se fosse uma folha de papel em branco. Josh Kopelman, um dos maiores investidores do Vale do Silício e cofundador da First Round Capital, ficou tão impressionado com o discurso incomum de Zhao sobre as origens do papel, que ele investiu US$ 2 milhões na rodada inicial do Notion em 2013.

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“Lembro de sair pensando: ‘Isso é diferente de qualquer discurso de fundador que já ouvi”, diz Kopelman. “Não havia capturas de tela, nem protótipos. Era muito conceitual, mas senti que entendia exatamente o que ele queria fazer.”

Mas Kopelman era minoria. Dois anos depois, as pessoas não entendiam o Notion e Zhao não tinha descoberto uma maneira convincente de explicá-lo. Quando viu funcionários da First Round usando o aplicativo, parecia que eles estavam fazendo isso “por pena”, ele lembra.

“O software ainda não era bom o suficiente”, ele admite. “Eu sabia que poderia melhorar, mas não sabia exatamente como chegar lá.”

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Em uma tentativa final de salvar a empresa, Zhao e o cofundador Simon Last demitiram todos os funcionários, deixaram seu escritório em São Francisco e se mudaram para Kyoto, Japão, para reduzir os custos. Um empréstimo de emergência de US$ 150.000 da mãe de Zhao lhes deu tempo suficiente para reiniciar com o “Notion 1.0”.

O editor de software ainda estava lá, mas agora o Notion parecia uma ferramenta de produtividade na superfície — uma reviravolta minimalista que também permitia criar wikis e gerenciar listas de tarefas facilmente. Em agosto de 2016, eles o lançaram no site de descoberta de aplicativos Product Hunt. Foi o produto mais popular do site do dia, da semana e do mês.

Em questão de semanas, o Notion, que é gratuito para os usuários iniciantes, estava lucrando e havia se tornado uma das startups mais populares do Vale do Silício.

Em outubro, Zhao e Last retornaram a San Francisco triunfantes. O Notion estava se espalhando globalmente apenas por meio do boca a boca. Em 2019, ele atingiu seu primeiro milhão de usuários, entre estudantes, empreendedores e artistas.

O poder das redes

Tutoriais de “Como usar o Notion” inundaram o YouTube. As pessoas precisavam desses vídeos porque, embora o Notion seja potente, as opções de personalização para algo tão simples quanto uma lista de tarefas podem torná-lo avassalador. Um dos mais populares é um tutorial relativamente simples do software que mostra como começar a usá-lo “sem perder a cabeça”.

E foi justamente esse nível de personalização que tornou o Notion tão útil para a organização de equipes de trabalho. Funcionários da DoorDash e da Nike o adotaram para gerenciar projetos e compartilhar notas. Ele também se popularizou entre algumas equipes da McKinsey depois que um sócio começou a usá-lo em casa para organizar suas receitas de pizza. Scott Belsky, diretor de produto da Adobe, usava o Notion para organizar toda sua pesquisa e escrever os rascunhos de seu livro de maior sucesso, “The Messy Middle”. “De uma maneira maravilhosa, o Notion reuniu o conceito de um site e de uma folha em branco”, diz ele.

Em janeiro de 2021, alguns desses vídeos também viralizaram no TikTok, o que fez a demanda por downloads sobrecarregarem os servidores da empresa e Zhao foi forçado a pausar todo o desenvolvimento de produtos por seis meses para fortalecer a infraestrutura.

Na época, o aplicativo tinha 20 milhões de usuários. Agora está se aproximando dos 100 milhões, diz Zhao. Segundo estimativas da Forbes, ele gerou US$ 250 milhões em receita no ano passado e continua lucrando.

Ao longo da ascensão do Notion, Zhao conseguiu manter um grau incomumente alto de controle para uma startup desse porte. A Forbes estima que o jovem de 37 anos ainda possui pelo menos 30% da empresa, com uma fortuna de US$ 1,5 bilhão, com base na avaliação de US$ 5 bilhões do Notion em mercados secundários.

A inteligência artificial do Notion

O último grande lançamento do Notion, que introduziu planilhas e bancos de dados, foi em 2018. Ainda este ano, a empresa espera lançar o Notion 3.0 com um bot de inteligência artificial que pode rapidamente extrair qualquer informação armazenada no Notion, como parte da aposta agressiva da empresa em IA generativa — que lhe rendeu um lugar na sexta lista anual “AI 50” da Forbes.

Assim, os usuários do Notion não precisam mais lembrar onde colocaram uma determinada informação. Você pode perguntar ao bot: “Quais são as conclusões das reuniões da equipe feitas na semana passada?” e ele irá responder com base nos documentos mais feitos por você. Zhao diz que o bot é como uma extensão do cérebro: “Você terá a liberdade de esquecer.”

Com mais automação e talvez um domínio de e-mail, graças a uma aquisição feita em fevereiro, a ambição de Zhao fica clara: transformar o Notion em um aplicativo que faz tudo e desafiar a dominação da Microsoft e do Google, que juntos controlam 99% do mercado de produtividade, avaliado em US$ 52 bilhões, segundo a Gartner. “Nosso concorrente é a indústria”, afirma.

O software de IA empresarial pode ser uma oportunidade de mercado de US$1 trilhão ao longo da próxima década, de acordo com o analista da Wedbush Dan Ives. “É uma estrada de tijolos amarelos”, comenta Ives.

“Contra Venture Capital”

Ivan Zhao ficou conhecido por negar muitos investimentos externos e não ceder o controle do seu negócio para nenhum investidor. Entretanto, a incerteza da pandemia convenceu Zhao de que ele deveria levantar fundos para dias chuvosos.

Numa manhã de sexta-feira, em outubro de 2021, Zhao ligou para um dos sócios da Sequoia para oferecer à empresa a oportunidade de investir US$ 100 milhões no Notion — se pudessem decidir naquele dia. A avaliação de US$10 bilhões foi “complicada”, admite o parceiro Pat Grady, mas dentro de 30 minutos de revisão de dados financeiros, a Sequoia concordou.

Parceria com o ChatGPT

Durante uma reunião da empresa em Cancún em outubro de 2022, Simon Last recebeu um e-mail de amigos da OpenAI oferecendo acesso antecipado a um modelo de IA conhecido como GPT-4. Ele e Zhao ficaram tão impressionados que pularam os eventos de integração da equipe e se isolaram em seu quarto de hotel por dias até terminarem de fazer um assistente de redação básico alimentado IA.

Quando o ChatGPT foi lançado no mês seguinte, provocando uma corrida louca de empresas para integrar IA em seus produtos, o Notion já estava no mercado.

Agora, um ano e meio depois do boom da IA generativa, o Notion está em posição de destaque entre os aplicativos de produtividade. A empresa cobra US$ 8 adicionais por mês pelo acesso aos recursos de IA. Milhões experimentaram e o negócio está indo “melhor do que nossas expectativas mais altas”, diz Zhao.

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